Problématique du client
–> L’intégration des nouveaux collaborateurs en période de COVID.
Voici la dure tâche à laquelle les services des Ressources Humaines de la société Eiffage Construction se sont confrontés pendant la pandémie du Covid-19 en 2020. Comment peut-on réunir les nouveaux arrivants, alors que les conditions sanitaires actuelles ne le permettent pas ? Par quels moyens pouvons-nous transmettre des messages clairs et précis aux collaborateurs, sans pouvoir les recevoir tous en même temps ?
Notre Réponse
C’est à ces questions que Deal4event a su répondre favorablement en organisant les premiers séminaires d’intégration digitaux de la Branche Construction d’Eiffage. Nous avons accompagné les équipes RH dans cette transition digitale.
Contribution de Deal4event
Mais par quel(s) moyen(s) embarque-t-on les collaborateurs dans un séminaire 100% virtuel ?
Nous avons donc cherché à respecter les temps forts de leurs séminaires d’intégration, habituellement en présentiel : accueil café, plénière avec intervention des services institutionnels, un team building, la rencontre avec les services généraux sous forme de forum et une session de questions-réponses avec le Directeur de la Branche.
Tout d’abord, il a fallu garder le lien entre les collaborateurs avec la restauration (Accueil café – Déjeuner – Collation). Quoi de mieux que la livraison à domicile (ou sur leur lieu de travail) d’un colis à chaque collaborateur, avec à l’intérieur 3 boxes @madeinfrancebox, toutes dédiées à un des repas de la journée.
Dans celles-ci, chaque collaborateur a pu trouver des écouteurs bluetooth pour écouter sereinement le séminaire, un masque pour respecter les conditions sanitaires actuelles et 2 marqueurs aux couleurs d’Eiffage (Rouge et Noir). Des goodies qui ont permis d’instaurer par ailleurs un mini défi, avec un esprit de compétition fun et ludique ; le challenge masque.
Ensuite, nous avons opté pour une captation vidéo avec l’installation d’un plateau TV High Tech au sein des locaux d’Eiffage Construction, installation orchestrée par l’équipe de KRD Audiovisuel. Quant au streaming, il a été diffusé sur un player personnalisé, logoté et respectant la charte graphique de la marque. Le tout a permis d’avoir un rendu visuel élégant et de renvoyer une image jeune et novatrice d’Eiffage Construction. Habituellement, cette première partie de la matinée était en présentiel, dans un amphithéâtre.
Le live sous forme d’émission TV a permis de dire le mot de bienvenue et l’introduction, les informations descendantes de la direction du Direction Financière, des Ressources Humaines et de la Prévention Sécurité . Pour garder les échanges entre les différents intervenants « plateau » et les nouveaux collaborateurs derrière leur écran, des outils d’interactivité ont été mis en place : quiz, nuage de mot, sondage. Excellent choix puisque sur l’ensemble des séminaires, le taux de participation a dépassé les 95%.
Le temps du déjeuner : C’est le moment pour les participants de prendre une petite pause après une matinée dense et rythmée, d’ouvrir la seconde boxe alimentaire et de préparer dans les meilleures conditions le fameux Challenge Masque.
Place au 3ème temps fort de la journée : la rencontre avec les services centraux. L’outil retenu pour ces échanges est novateur et ambitieux : Il s’agit de la création d’une plateforme 3D dans laquelle chaque participant contrôle un avatar, se déplace de stand en stand et échange avec les intervenants du Juridique, de l’Aménagement, de la Direction Technique, etc.
Surprise du chef ! Une illustratrice de talent, spécialisée dans le Live sketching, @Tatienne Laplanche s’est infiltrée tout au long de la journée pour observer les interventions matinales, les tentatives de résolution d’énigmes et les échanges 3D. Elle est ensuite montée sur le plateau pour commenter ses travaux. Succès assuré ! Son franc parlé et son humour embarque rapidement les participants vers un moment doux et agréable.
Dernier temps fort de ce séminaire d’intégration virtuel : l’échange avec le président d’Eiffage Construction. Venu spécialement sur le plateau TV, le président est entré en contact avec les nouveaux arrivants via un live chat.
Un immense merci à Eiffage Construction pour leur confiance sur ce beau projet !
Pour organiser votre événement, n’hésitez pas à nous contactez au 01 84 25 71 20 ou par mail : contact@deal4event.com.
