Comment transformer votre événement physique en un événement virtuel ?

Au vu de la crise sanitaire actuelle, de plus en plus de sociétés souhaitant organiser des conférences et des réunions passent au numérique. Certaines entreprises ont même transformé tous leurs événements physiques en événements digitaux.

Si vous cherchez à digitaliser vos événements, cet article est pour vous !

Le lancement d’un événement virtuel est un excellent moyen de développer votre entreprise.

Mais qu’est-ce qu’un événement virtuel ?

Un événement virtuel est un événement interactif en ligne qui réunit différentes personnes afin de fournir un contenu ou d’échanger sur un sujet.

Dans cet article, nous vous présentons des conseils pour créer un événement virtuel, des outils pour pouvoir l’organiser et des conseils pour créer des expériences d’apprentissage numérique mémorables.

1- Mettre en place votre plateforme d’événements virtuels

Tout d’abord, vous avez besoin d’une maison numérique qui facilite la commercialisation de votre événement, la diffusion de votre contenu et la communication avec vos participants.

Quel que soit le programme de votre événement, l’une des premières étapes à franchir pour mettre votre événement en ligne est de créer une page de renvoi en lui donnant un sens particulier. Par exemple, il est important qu’en premier lieu les participants puissent s’inscrire à l’événement.

2- Utiliser les flux directs pour attirer votre audience

Afin d’établir des discussions, des questions-réponses en direct ou des séances pratiques en ligne, il est indispensable d’utiliser un outil de diffusion en direct pour vous assurer que les questions de votre public soient traitées en temps réel.

Vous pouvez cependant utiliser un chat en ligne qui permettra de modérer et donc filtrer les questions de l’audience avant de les laisser entrer dans la conversation.

Afin d’engager d’avantage votre public, il est intéressant de mettre en place des stratégies spécifiques. Il est donc essentiel que vos participants puissent être invités à des activités ou autres types de divertissements afin que les retombées soient importantes et donc que vous puissiez créer l’engagement du public.

3- Pré-enregistrer des vidéos de haute qualité

En bénéficiant d’un contenu pré-enregistré, il est possible de le télécharger et programmer sa distribution à des moments précis. Cela facilite grandement la vie des organisateurs d’événements et garantit à vos participants une expérience d’apprentissage en ligne de grande qualité.

Il s’agit d’une excellente stratégie pour programmer les événements multiples, les discours d’ouverture et les sessions de style masterclass approfondies.

Même si votre contenu est pré-enregistré, vous pouvez quand même créer un sentiment d’urgence grâce à votre stratégie de promotion de l’événement en limitant le nombre de jours pendant lesquels les participants peuvent accéder au contenu.

Généralement, ce sont les événements virtuels qui utilisent une combinaison de contenu en direct et pré-enregistré qui sont les plus réussis.

4- Offrir une expérience d’événement virtuel personnalisé

Il est nécessaire de donner à votre événement virtuel un caractère personnel si vous voulez créer une expérience en ligne mémorable pour vos participants. Cela peut par ailleurs les motiver à être plus engageants lors de votre événement, c’est à dire les pousser à participer davantage aux questions-réponses, aux sondages, aux discussions, etc.

• Filmer une vidéo de bienvenue

Prévoyez de diffuser une vidéo de bienvenue qui présente l’événement et indique à vos participants ce à quoi il faut s’attendre. Cela peut vraiment aider à donner le ton de votre événement virtuel et à faire en sorte que votre public se sente connecté et concerné. Vous pouvez pré-enregistrer cet événement, ou alors organiser une vidéo en directe pour présenter votre événement en temps réel.

• Accueil des nouveaux participants entre les sessions

Il est judicieux d’organiser un direct entre les sessions chaque jour afin de proposer un compte-rendu des différents sujets déjà abordés et des réponses aux questions-réponses avec le public. C’est un excellent moyen de se connecter avec le public dès son arrivée sur la plateforme.

5- Intégrer une communauté dans votre événement virtuel

Si votre réseau et la création d’une nouvelle communauté sont des éléments importants pour vous lors de l’événement, ne vous inquiétez pas : il existe de nombreux outils pour vous aider à créer une communauté en ligne.

Que vous souhaitiez faciliter les occasions d’élargir votre réseau ou créer des points de contact pour communiquer avec les participants au-delà de l’événement, voici quelques outils utiles :

• Communautés de réflexion

Proposer une fonction de communauté en ligne intégrée permettrait aux participants de communiquer facilement avec vous et entre eux, et ce, directement sur la plateforme de l’événement. Vous pouvez attirer la communauté par des moyens simples avec, par exemple, la mise en place de vos propres polices, couleurs et images afin que l’expérience s’intègre parfaitement au reste de votre événement. Les participants peuvent également consulter et commenter les messages des autres, discuter des enseignements et partager des fichiers comme des vidéos et des images.

• Groupes Facebook

Les groupes Facebook sont également des outils puissants pour créer des communautés virtuelles d’événements. En effet, les groupes Facebook sont généralement utilisés avant et après l’événement afin de pouvoir discuter de celui-ci. Par ailleurs, cela permet également aux personnes hésitantes de suivre l’événement et donc de les motiver à y participer.

A la suite de l’événement, les groupes Facebook ne sont pas fermés et permettent aux personnes de continuer à garder contact. C’est généralement grâce à ces outils que vous vous assurez un certain nombre de participants pour vos prochains événements.

• Slack

Si vous souhaitez faciliter la mise en relation virtuelle et donner aux participants la possibilité de discuter en tête à tête, Slack est le meilleur choix que vous pouvez faire.

Vous avez la possibilité de créer des canaux pour différents sujets ou groupes de participants, ce qui permet aux gens de choisir comment se connecter en fonction de leurs intérêts. Les participants peuvent facilement entrer et sortir des canaux et décider des conversations auxquelles ils veulent participer.

Slack permet également aux participants de s’envoyer des messages individuels et de former leurs propres groupes, ce qui constitue une riche expérience pour votre élaboration de réseau.

6- Utiliser des ressources et des guides

La distribution de documents, de feuilles de travail et de matériel fait souvent partie du déroulement typique de l’événement.

Comment peut-on donc reporter ces actions lorsque nous passons à une expérience d’événement numérique ?

Il est nécessaire de privilégier une application qui facilite le téléchargement des documents tels que des PDF, des feuilles de travail et d’autres matériels de session supplémentaires directement sur le site de votre événement virtuel. Vous pouvez précisez comment les participants y ont accès tant que vous pouvez convertir ces biens en équivalents numériques.

Conseil : Fournir du matériel interactif aide votre public à rester plus engagé dans votre contenu.

7- Mettre en place et intégrer les outils de votre événement virtuel

Comme nous l’avons vu, pour organiser un événement en ligne, vous devrez probablement utiliser une série d’outils différents. Qu’il s’agisse de marketing, de gestion des courriers électroniques, de traitement des paiements ou de communication avec les participants, vous voudrez relier les points entre vos systèmes autant que possible.

Voici quelques outils supplémentaires utiles aux organisateurs d’événements virtuels :

• Unbounce – pour le lancement des pages d’atterrissage
• Active Campaign – outil de marketing par courriel et de CRM
• Google Analytics – pour suivre les informations relatives aux campagnes, comme le trafic et les conversions
• PayPal & Stripe – pour le traitement des paiements de billets
• EarlyParrot – outil de marketing d’orientation pour le social

La conversion de votre événement physique en un événement virtuel peut sembler intimidante. Cependant, en suivant ces conseils, vous pouvez mettre en place rapidement un événement virtuel qui apporte de la valeur à votre entreprise ainsi qu’à vos participants.

Pour de plus amples informations, n’hésitez pas à nous appeler au 01.84.25.71.20 ou par mail charlotte@deal4event.com.

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